Désormais, impossible au service RH de travailler sans utiliser d’outils. Que ce soit pour le recrutement, pour l’intégration des nouveaux collaborateurs ou au niveau de la paie, tout devrait être digitalisé. Oui, mais quel outil utilisé et comment optimiser tout cela ?

Présentation de MyPeopleDoc

Petite histoire sur mypeopledoc

Mis en service depuis 2009, ce service RH est au départ made in France. Dès le départ, ce portail RH est hébergé sur le cloud et s’adresse déjà aux ressources humaines. Trois années après le lancement officiel, ils font une collecte de fonds et a réussi à avoir 1.5 million d’euros. La compagnie souhaite s’étendre dans le monde entier et fait une deuxième levée et obtient 17.5 millions de dollars. Maintenant, c’est l’un des logiciels de gestion des ressources humaines les plus vendus dans le monde et utilisés par les plus grands groupes et les plus grandes sociétés.

Que fait cette application ?

Au départ, lors de son développement dans un campus de commerce, mypeopledoc était une plateforme de gestion numérique de fichiers et de documents. Cependant, entre-temps, le marché des outils RH a beaucoup évolué et les demandes affluent. Automatiquement, le logiciel s’est tourné vers ce service. L’application facilite le travail des RH en combinant plusieurs outils : gestion administrative, compte personnel, coffre-fort, archivage, paie, factures et autre dématérialisation de documents. Fini les salles remplies de papiers sur les employés, tout est dans le cloud grâce à la transformation digitale. En résumé, l’appli est utilisée pour stocker et partager des documents.

Comment fonctionne MyPeopleDoc ?

Son fonctionnement principal est simple : stocker les documents RH de l’entreprise. Par la suite, elle permet de faire un partage. Ce qui évite l’utilisation de papier, tout se fait donc en mode numérique. Puisqu’on parle ici de digitalisation de données personnelles dans le virtuel, MyPeopleDoc respecte le RGPD et autres exigences de la CNIL. La confidentialité est sécurisée. Les relevés, les identifiants, les bulletins et autres documents administratifs le sont aussi. MyPeopleDoc est utilisé donc par le service RH mais aussi par les salariés avec un compte-client.

Les outils inclus dans mypeopledoc

Le portail des salariés

Chaque salarié peut accéder à un portail dédié avec leur identifiant client. Dans ce portail, ils ont accès à un outil qui permet d’envoyer des demandes ou des requêtes aux managers. Au lieu d’envoyer un email ou une lettre qui sera perdu dans la masse ou qui ne sera traité que tardivement, avec l’outil, ce sera plus rapide. L’employeur recevra immédiatement des alertes et répond en quelques clics. Demande de permission, demande de congé, demande de promotion, demande de remboursements de note de frais, etc.

Le suivi des salariés

Ici, c’est le côté des ressources humaines. Cet outil permet de faire un suivi : suivi de promotion, de changement de poste, suivi de l’évolution de chaque salarié depuis son intégration dans l’entreprise, etc. Les données permettent entre autres d’évaluer chaque salarié et donc le calcul des primes. Toujours dans cet outil, les RH peuvent centraliser et établir les documents dont les salariés ont besoin comme les diverses attestations et bulletins de paie.

Les archives

C’est l’utilité principale de MyPeopleDoc. Tous les documents relatifs aux salariés sont à mémoriser et à enregistrer dans l’outil. Cela permet de les classer dans un ordre facile à organiser et de les retrouver en quelques clics. Sans oublier que c’est sécurisé.

L’analyse de la productivité

Grâce à toutes les données enregistrées, l’outil peut avoir la vocation analytique. Il analyse et sort des statistiques de la productivité de chaque salarié et de l’ensemble d’un service. Il permet aussi de qualifier le service RH proposé aux employés et de l’améliorer au fur et à mesure.

Les avantages d’utiliser MyPeopleDoc ?

L’outil vous épargne beaucoup de soucis et de perte de temps.

• pour simplifier la gestion des ressources humaines ;
• pour éviter les tâches répétitives, contraignantes et qui sont chronophages ;
• pour éviter, pour les très grandes entreprises, d’engager une équipe RH trop importante ;
• pour améliorer le service RH ;
• pour améliorer la qualité de vie au travail des salariés ;
• pour réduire l’impact carbone en utilisant beaucoup moins les papiers et les encres ;
• pour obtenir des analyses pointues ;
• pour mieux gérer les documents.

Comment créer un compte MyPeopleDoc ?

Pour les RH, il faut avoir des abonnements et activer le compte. Par la suite, le service partagera l’accès principal aux salariés. Pour les salariés, ils doivent créer leur propre compte via l’accès principal de l’entreprise. Pour cela, vous devez entrer vos informations personnelles pour la prochaine authentification. L’activation du compte se fait via votre email en validant leur invitation. Vous accédez ainsi à votre espace et messagerie. Vous vous connectez avec vos identifiants et vous pouvez réinitialiser en cas d’oubli de mot de passe.